Wydział Organizacyjny

Sekretarz Gminy Kłobuck - Sylwia Piątkowska

• (34) 3100150
  e-mail:

• sprawy p.poż., archiwum, Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - (34) 3100171
• działalność gospodarcza, zezwolenia na alkohole, Biuletyn Informacji Publicznej - (34) 3100172
• Informatyk, redakcja strony internetowej - (34) 3100185

Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy:

1. zapewnienie sprawnej organizacji i prawidłowego funkcjonowania Urzędu;
2. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej oraz witryną internetową gminy;
3. sprawowanie obsługi sekretarsko – biurowej burmistrza, jego zastępcy i sekretarza;
4. zapewnienie właściwej informacji wizualnej w urzędzie;
5. zamawianie pieczęci urzędowych i innych pieczątek, w tym prowadzenie ich rejestru oraz przeprowadzanie likwidacji;
6. prowadzenie spraw związanych z prenumeratą czasopism oraz zamawianiem pozycji książkowych dla pracowników urzędu;
7. prowadzenie ewidencji wykonywania czynności związanych z ogłaszaniem obwieszczeń urzędowych i innych ogłoszeń, doręczeń zastępczych;
8. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji zgodnie z odrębnymi uregulowaniami;
9. prowadzenie spraw z zakresu udzielania informacji publicznej, w tym prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
10. prowadzenie spraw z zakresu udostępniania informacji sektora publicznego celem ich ponownego wykorzystywania;
11. prowadzenie archiwum zakładowego;
12. obsługa punktu kancelaryjnego – biura podawczego w zakresie przyjmowania i rejestracji korespondencji wpływającej do urzędu oraz korespondencji wychodzącej;
13. prowadzenie spraw związanych z wysyłką korespondencji listownej wychodzącej z urzędu;
14. zaopatrywanie urzędu w środki czystości, materiały biurowe, sprzęt biurowy oraz meble biurowe;
15. planowanie remontów i zapewnienie bieżącego utrzymania budynków urzędu;
16. realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w tym:
    a) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem OSP na terenie gminy w zakresie ubezpieczenia mienia, członków OSP i młodzieżowych drużyn pożarniczych, okresowych badań lekarskich członków OSP oraz okresowych przeglądów technicznych obiektów  i sprzętu OSP,
    b) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i rozliczaniem udzielanej przez gminę dotacji na działalność bojową OSP;
17. zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych wykorzystywanych w urzędzie;
18. zapewnienie sprawności i zarządzanie systemami informatycznymi, oprogramowaniem i siecią wewnętrzną urzędu;
19. zapewnienie utrzymania i konserwacji sprzętu komputerowego;
20. współpraca z pracownikami urzędu w zakresie obsługi i eksploatacji sprzętu komputerowego; 
21. współdziałanie z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie ochrony danych osobowych;
22. realizacja zadań określonych w ustawie z dnia 8 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców oraz ustawie z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy;
23. wydawanie licencji na prowadzenie zarobkowego przewozu osób taksówkami osobowymi na terenie gminy;
24. realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz rocznego programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi oraz pozostałymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
25. prowadzenie całokształtu spraw związanych z ogłaszaniem otwartych konkursów ofert na realizację zadań wynikających z rocznego programu współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi oraz pozostałymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego;
26. prowadzenie spraw związanych z profilaktyką i przeciwdziałaniem problemom wynikającym z uzależnienia od alkoholu i narkomanii;
27. prowadzenie spraw związanych z zezwoleniami na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych;
28. prowadzenie spraw w zakresie obrony cywilnej, w tym:
    a) dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej,
    b) opracowywanie gminnego planu obrony cywilnej, rocznych i wieloletnich planów działania szefa obrony cywilnej,
    c) opracowywane planu zaopatrzenia w wodę w warunkach specjalnych i jego aktualizacja,
    d) planowanie i zapewnienie środków transportowych, warunków bytowych oraz pomocy przedmedycznej, medycznej i społecznej dla ewakuowanej ludności,
    e) organizacja formacji obrony cywilnej, w tym aktualizacja stanu osobowego ilościowego formacji,
    f) organizowanie i koordynowanie szkoleń oraz ćwiczeń obrony cywilnej,
    g) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
    h) uczestnictwo w wojewódzkich treningach syren alarmowych,
    i) nadzór nad aktualizacją danych w Systemie Rejestracji Syren Alarmowych,
    j) prowadzenie elektronicznej Bazy Szefa Obrony Cywilnej ARCUS 2005,
    k) redagowanie ostrzeżeń, poradników, instrukcji, komunikatów i innych z zakresu obrony cywilnej i ochrony ludności,
    l) planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki obrony cywilnej i ich magazynowanie, prowadzenie inwentaryzacji, przeklasyfikowania i wybrakowania sprzętu w magazynie OC, prowadzenie kart magazynowych, przyjmowanie i wydawanie zakupionego i zgromadzonego sprzętu oraz wykonywanie jego przeglądów i konserwacji,
    m) opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego mających wpływ na realizację zadań obrony cywilnej,
    n) planowanie i zapewnianie ochrony oraz ewakuacji dóbr kultury i innego mienia na wypadek zagrożenia zniszczeniem,
    o) pozyskiwanie, wydatkowanie i składanie sprawozdań z wykorzystania dotacji na realizację zadań obrony cywilnej;
29. nakładanie świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony;
30. prowadzenie i koordynacja całokształtu działań dotyczących współpracy z zagranicą, w tym:
    a) poszukiwanie i nawiązywanie kontaktów partnerskich,
    b) współpraca ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw,
    c) techniczno – organizacyjna obsługa wyjazdów, konferencji, spotkań oraz przyjmowanie delegacji zagranicznych;
31. prowadzenie całokształtu spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i OC;
32. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem środkami trwałymi oraz ich likwidacją;
33. /skreślony/
34. prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień wydawanych przez burmistrza;
35. prowadzenie spraw związanych z wynajmem sali sesyjnej i sali ślubów urzędu;
36. realizacja zadań związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi i samorządowymi oraz przeprowadzeniem referendum lokalnego i ogólnokrajowego;
37. prowadzenie rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową oraz podmiotów wykonujących bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, w tym sposobu dokumentowania podejmowanych kontaktów;
38. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym w budynkach urzędu;
39. realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.